1. Comprensión de los Requisitos

Antes de comenzar el proceso de certificación, es crucial comprender a fondo los requisitos de la norma ISO 9001:2015. 

Esta norma se centra en aspectos como el liderazgo, la gestión de riesgos, el enfoque basado en procesos y la mejora continua. 

Un equipo dedicado y multidisciplinario debe relevar y analizar la cultura junto con los procesos de la empresa, comprender el cómo y el por qué hacen lo que hacen, documentar todo lo relevado, para luego analizar qué y cómo la organización cumple o no cada requisito de la norma.

Recién aquí, la empresa y el equipo pueden comenzar a identificar las áreas que puedan deben certificar o no, y que requieran mejoras y/o adaptaciones para adecuarse a los requerimientos de la norma. 

2. Compromiso de la Alta Dirección

La alta dirección de la organización debe demostrar un compromiso claro y activo con la implementación del sistema de gestión de la calidad. 

Suele decirse y escucharse en las empresas que «la Calidad baja desde lo más alto de la empresa». 

Sin ello, es imposible sostener/mantener el certificado de Calidad obtenido, en el corto y mediano plazo.

Comenzar a trabajar en Calidad y en las certificaciones, implica asignar recursos, establecer políticas y objetivos de calidad, esfuerzo de todo personal de la empresa para aprender nuevos conocimientos y adquirir hábitos nuevos y rutinas de trabajo, y liderar el cambio cultural necesario para adoptar los principios de la norma ISO 9001:2015.

3. Formación y Concienciación

Un elemento clave para el éxito de la certificación es garantizar que todos los miembros de la organización comprendan los objetivos y principios de la norma ISO 9001:2015. 

Se deben proporcionar sesiones de formación y concienciación, para asegurar que todos los empleados estén al tanto de sus responsabilidades y contribuyan al éxito del sistema de gestión de la calidad. 

Cuidado: con los nuevos empleados y proveedores, dado que ambos son parte del ecosistema de Calidad de la Empresa y requieren estos conocimientos para cumplir con los requisitos.

4. Documentación del Sistema de Gestión

Es esencial desarrollar y mantener documentación clara y completa del sistema de gestión de la calidad. 

Esto puede incluir manuales, procedimientos operativos, registros y cualquier otro documento relevante. 

La documentación debe reflejar con precisión cómo se cumplen los requisitos de la norma en cada área de la organización.

Cuidado: Más manuales, documentos o constancias no siempre son necesarios y requeridos por la norma. Muchas empresas cometen el error de crear burocracia por falta de conocimiento o mal asesoramiento.

5. Implementación de Mejoras Continuas

La norma ISO 9001:2015 pone un fuerte énfasis en la mejora continua. 

La organización debe establecer procesos para monitorear y medir el desempeño, identificar oportunidades de mejora y aplicar acciones correctivas y preventivas de manera efectiva. La retroalimentación de los clientes y la revisión periódica del sistema son elementos clave en este proceso.

6. Auditorías Internas

Realizar auditorías internas periódicas es fundamental para evaluar la efectividad del sistema de gestión de la calidad. Como suele decirse «lo que no se mide no se controla, y lo que no se controla…. no se mejora».

Estas auditorías identifican áreas de no conformidad y oportunidades de mejora antes de la auditoría externa para la certificación. 

Existen herramientas de diagnóstico y relevamiento rápido de procesos y servicios, por ejemplo conoce la herramienta ISOdrops, que en minutos pueden ayudar a la empresa y a sus empleados a cargo, a conocer y comprender la situación actual, qué grado de riesgo corren en ese momento, y con ello comenzar a actuar, corregir, y/o mejorar la situación de los procesos y/o servicios involucrados.

7. Preparación para la Auditoría Externa

Antes de la auditoría externa para la certificación, la organización debe realizar revisiones exhaustivas para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015. 

Esto implica una revisión final de la documentación, la realización de simulacros de auditorías, y la corrección de cualquier observación leve y o no conformidad identificada.

8. Auditoría Externa y Certificación

La auditoría externa es llevada a cabo por un organismo certificador independiente. Durante esta fase, se evalúa la conformidad de la organización con los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Si se cumplen todos los criterios, se otorga la certificación.

Conclusión

La certificación ISO 9001:2015 es un proceso que requiere dedicación y esfuerzo, pero los beneficios a largo plazo para la organización son significativos. 

Garantizar la calidad en los procesos organizativos no sólo mejora la satisfacción del cliente, sino que también fortalece la reputación de la empresa en el mercado global. 

Al seguir un plan estructurado y comprometerse con la mejora continua, una organización puede no solo obtener la certificación ISO 9001:2015, sino también construir una base sólida para el éxito futuro.

Reflexiona y visualiza todos estos aspectos mencionados, y hazte las siguiente preguntas

1. ¿Para qué necesito una certificación de Calidad?
2. ¿Que espero obtener gracias a ella?
3. ¿Quien paga la certificación, el negocio que traerá a futuro y/o una de las áreas de la empresa?

Te  invitamos a conversar al respecto, ayudarte a reflexionar, y por supuesto a tomar las mejores decisiones respecto a la calidad de tu empresas.

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