Caso Real Empresa – El Scrum y la Agilidad no funcionan para nuestra empresa, dice un Alto directivo – Actualizado

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Caso de Estudio 2

Empresa: xxx

Rubro: Logística y distribución terrestre

Lugar: Sudamérica,

Fecha: 2022.

Empresa familiar, profesionalizada, especializada en el transporte de maquinarias pesadas e industriales internacionales. Con una antigüedad en el mercado de 45 años, atravesando el cambio generacional.

Día a día tienen el desafío de enfrentarse a pedidos diferentes, que requieren muchas veces de la innovación y la versatilidad, debiendo crear en ocasiones las herramientas y/o adaptarlas para afrontar el transportes de mercaderías variadas, costosas, y de grandes volúmenes por terrenos poco habituados a ellos transportes.

El entorno cultural de la empresa es variado dado que se encuentra en un cambio generacional.

Uno de los directivos más jóvenes de la nueva generación familiar, decidió impulsar un cambio profundo en la empresa, gracias a la visita a competidores de otros países (Benchmarking).

En paralelo aprendió, iba aprendiendo mucho del marco de trabajo AGILE y su cultura de trabajo, certificaciones en varias asignaturas técnicas, y finalmente obteniendo la deseada certificación SCRUM Master. Fue el primero SCRUM Master en la empresa, y al día de hoy, el único.

En conjunto con otros directivos y empleados de la empresa, avanzaron con el proyecto de convertir a la empresa en una empresa Agile, lo que permitiría actualizar y modernizar, mejorar los servicios tradicionales y ampliarlos, gracias a la agilización de los diseños de servicios tan complejos, y su aproximación al servicio final, la planificación de los desafiantes servicios siempre diferentes, la optimización de costos, y el traslado finalmente de los encargos de sus clientes, resolviendo de una mejor forma, los muchos imprevistos que suelen surgir a lo largo de los traslados, que en ocasiones parecen ser insalvables.

Todo indicaba que el problema estaba relacionado con la agilidad y las articulaciones entre los equipos de trabajo y las áreas internas de la empresa involucrada y en muchos casos el cliente.

La empresa tiene mucha experiencia en el manejo de proyectos complejos, pero hacía poco que estaba utilizando la Agilidad y todo lo que implica este marco de trabajo, muy diferente al tradicional que utilizaban, complejo para generaciones desiguales de empleados, y en el aspecto cultural, todos sabemos que no es fácil de cambiar,  y lo peor es que lleva tiempo el cambio.

El PM de mayor experiencia de la empresa, es quien pide la ayuda externa, con el objetivo de destrabar y avanzar, dado que él es quien ve, y hasta podría decirse que es el que también sufre las diferencias entre familias, y los desencuentros familiares.

Luego de avanzar con un relevamiento , el PM, el CEO y el SCRUM MASTER reciben y leen en conjunto el informe 1, donde observan a simple vista que el grado de adopción del marco de trabajo AGILE, distaba mucho de lo imaginado por ellos, debido a que obtuvo solamente 40 puntos sobre los 100 puntos máximos posibles. 

Además siendo menor a un 50% del total, indicaba claramente y sin mucho juicio, que los puntos importantes y/o esenciales de la metodología SCRUM no se cumplían, lo que claramente indica, y daba la razón al CEO de la empresa, sobre las articulaciones de los equipos de trabajo. y seguramente por falta de realización de algunas actividades fundamentales que este marco de trabajo considera indispensables, y por ende mucho para mejorar afortunadamente.

Luego, analizan el informe 2 que muestran las respuestas que dio la empresa, y se resaltan las incorrectas, y nuevamente, y  a simple vista detectan que hay

  • Falencias en la gestión de los equipos y tareas, 
  • Quienes toman las decisiones en cuanto a los desafíos de los proyectos requeridos, no siempre tienen ese poder o deberían tenerlo.
  • Muchos temas son decididos y/o aprobados por personas externas al proyecto, y/o en especial para consentir o dejar tranquilo al cliente.
  • La duración de las planificaciones y desarrollos de soluciones son muy largas,
  • Las reuniones necesarias se postergan y/o cancelan frecuentemente.
  • Cambios de alcances
  • etc

Finalmente, se coordina una reunión, dirigida por un experto en Agilidad externo, quien fué, el que analizó toda la información de la empresa, y emitió el 3er informe. Por parte de la empresa 123, participaron en la reunión,

  • el PM,
  • el Scrum Master,
  • el CEO de la empresa.

Luego de analizar en conjunto, una por una las respuestas que dío el PM y presentadas en el informe 3, se destacan

  • La necesidad de cumplimiento Todos los puntos no cumplidos, que por más evidente que fueran, y que no se cumplían. 
  • Se les explica particularmente la razón e importancia, 
  • Se demuestra con hechos propios de la empresa, las consecuencias de no cumplirlos, que ya ellos conocen y son palpables diariamente y que dan el título de esta nota  “El SCRUM y la Agilidad no funcionan para nuestra empresa”. 

Finalizando la reunión, luego de casi una hora con

  • Recomendaciones para la aceleración del cambio cultural,
  • Sugerencia de Formaciones requeridas de los empleados afectados a estos proyectos.
  • 4 oportunidades de mejoras registradas, que de implementarse, van a mejorar la comunicación interna, agilizar las reuniones de equipos, mejorar la asignación de tareas, los cierres de los proyectos y sus estapas (sprints), permitiendo con todo ello,  medir eficientemente los avances en la gestión de cada uno de los proyectos, y luego, reutilizar las experiencia adquirida.

Sería Lógico pensar que este caso expresa un servicio tradicional de consultoría con una duración no menor a 20 días para realizar el relevamiento, análisis, reporting, y presentación de resultados y incluso con un costo podría ser hasta considerable.

La realidad es que no fue así!!! 

Saludos y hasta el próximo caso, en el que analizaremos un nuevo caso presentado en las empresas.

Pd. Si desea saber como lo resolvio, lo invitamos a que se ponga en contacto con atención al cliente de qualidrops.com vía whatsapp, icono disponible a la derecha de su pantalla, o bien, vía mail a customerassistance@qualidrops.com.

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